En mars, il est temps de :
- Faire un point sur le solde de congés payés de vos salariés pour l’année en cours ;
- Préparer les congés payés estivaux.
1. Solde de congés payés pour l’année en cours
Les congés payés acquis du 1er juin 2021 au 31 mai 2022 doivent, en principe, être soldés au 31 mai 2023.
Il est donc intéressant de se pencher sur le solde de vos salariés avant cette date.
En effet, même lorsque l’entreprise laisse aux salariés une certaine liberté dans la prise des congés payés, c’est bien l’employeur qui reste responsable de cette prise de congés qui se rattache à son obligation de santé et sécurité.
Non seulement donc cette vérification est importante en matière de responsabilité de l’employeur, mais également en matière d’organisation de l’activité et des provisions financières.
En effet, en dehors des hypothèses de plein droit report de congés payés (arrêt maladie, congé maternité, etc.), les congés payés sont également reportés sur l’année suivante de prise (et ainsi de suite) lorsque l’employeur n’a pas fait en sorte que ses salariés prennent les congés.
Concrètement donc sans action de l’employeur, les congés payés ne sont donc pas perdus au 31 mai contrairement à une croyance souvent répandue. Par ailleurs, même perdus, si un salarié ne prend jamais ou quasi jamais de congés et qu’il a un accident, un burn-out, etc., cela va peser dans la balance pour faire reconnaître une faute inexcusable de l’employeur.
Il est à rappeler que l’employeur est même en droit d’imposer la prise des congés payés restant si les salariés ne se positionnent pas sur des dates de prise.
Conseils pratiques
- Je vérifie le solde N-1 de CP de chacun de mes salariés
- Si des salariés ont un solde de CP, je leur envoie un mail/courrier pour les prévenir que les CP N-1 doivent être soldés avant le 31 mai 2023 et que vous attendez un retour de leur part avant la date du X avec des souhaits de dates pour les solder.
- Si je n’ai aucun retour de leur part, je peux imposer des congés payés en respectant notamment le délai de prévenance d’un mois.
2. Préparer les congés payés estivaux
L’été est dans quelques mois et il est temps d’anticiper l’organisation des congés sur la période principale/estivale de congés payés, à savoir, sauf accord collectif plus large, du 1er mai au 31 octobre 2023.
En effet, des règles d’ordre public (auxquelles on ne peut donc déroger), imposent un certain nombre de règles concernant la prise des congés payés.
La période de prise des congés payés acquis entre le 1er juin 2022 et le 31 mai 2023, débute le 1er mai 2023.
Communiquer sur la période de prise de congés payés
Sauf accord collectif, l’employeur fixe et communique au moins 2 mois avant le 1er mai, et après avis de l’éventuel CSE :
- la période de prise des congés payés (dans tous les cas le 1er mai au 31 octobre) ;
- l’ordre des départs si demandes simultanées, en tenant compte des critères légaux.
Préciser individuellement les dates de départ
L’employeur doit respecter un délai de prévenance d’un mois avant la date de départ effectif en congés s’il entend imposer au salarié des congés payés.
Il convient donc, dans l’hypothèse où l’entreprise ne laisse pas ses salariés choisir les dates de départ en congés (avec éventuel arbitrage vis-à-vis des nécessités de service et d’un volume de départ simultanés), de s’y prendre suffisamment à l’avance ; plus d’un mois même idéalement afin que le salarié puisse s’organiser pour éventuellement partir en vacances.
2 semaines consécutives sur la période principale
Sur la période qui s’étend du 1er mai au 31 octobre 2023, chaque salarié ayant acquis au moins 12 jours ouvrables (10 jours ouvrés) de congés payés doit bénéficier de 2 semaines civiles consécutives.
Attention au décalage qui peut découler des jours fériés.
Par exemple, cette année le 14 juillet est un vendredi donc tombe sur un jour ouvrable/ouvré. Aussi le salarié qui prendrait ses deux semaines consécutives les deux premières semaines de juillet (à partir du 3 juillet) doit revenir le mardi 18 juillet, et non le lundi 16 juillet pour que cette obligation soit respectée.
Fractionnement des congés payés
Sur les 5 semaines de CP, 4 sont dites « principales » ; y compris donc les 2 semaines consécutives obligatoires à poser entre le 1er mai et le 31 octobre.
En principe, les 4 semaines principales sont prises sur cette même période du 1er mai au 31 octobre.
Toutefois, 2 de ces 4 semaines pourront être prises en dehors (donc du 1er novembre au 31 mai N+1) à condition que le salarié donne son accord à ce fractionnement : le fractionnement est donc le fait de donner 2 des 4 semaines principales en dehors de la période principale de congés payés.
À noter : l’accord du salarié n’est pas nécessaire lorsque le fractionnement découle de la fermeture de l’entreprise ; toutefois, certaines formalités spécifiques doivent alors être observées.
Si le congé principal est fractionné, cela donne lieu à l’acquisition de jours de fractionnement qui, sauf accord collectif, sont de :
- lorsque le nombre de jours de congés principaux pris en dehors de cette période est ≥ 6 = 2 jours ouvrables de congé supplémentaire ;
- lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5 jours = 1 jour ouvrable supplémentaire.
La seule exception à cette acquisition est la renonciation expresse du salarié aux jours de fractionnement.
Ce document est partagé à titre informatif.
L’équipe Stengelin reste à votre écoute pour toute demande complémentaire afin de
vous accompagner et de vous conseiller au mieux dans vos démarches.
