Facturation électronique en restauration : ce qui change pour votre établissement
La réforme de la facturation électronique arrive, et la restauration fait partie des secteurs les plus impactés. Notes réglées au comptant, clients qui repartent sans facture, mélange d’espèces, de cartes et de titres-restaurant, volumes de tickets très élevés : votre quotidien ne ressemble pas à celui d’un cabinet ou d’une agence. Voici ce que la réforme change concrètement pour un restaurateur, les seuils à connaître, et comment vous y préparer sereinement.
Le calendrier que tout restaurateur doit avoir en tête
Deux échéances structurent la réforme. Au 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être capables de recevoir des factures électroniques. L’obligation d’émettre des factures électroniques, elle, est échelonnée : grandes entreprises et ETI au 1er septembre 2026, puis PME, TPE, indépendants et micro-entrepreneurs au 1er septembre 2027.
La quasi-totalité des restaurateurs relève de la catégorie TPE-PME. Concrètement : vous devrez émettre vos factures au format électronique à partir du 1er septembre 2027, mais votre établissement doit pouvoir en recevoir dès le 1er septembre 2026. Autrement dit, votre système de caisse et votre plateforme doivent être prêts avant l’été 2026, pas en 2027.
Pourquoi la restauration est un cas particulier
La réforme a été pensée pour des échanges entre entreprises (B2B) avec facture systématique. Or, dans un restaurant, l’essentiel des encaissements se fait sans facture nominative, auprès de particuliers comme de professionnels. Plusieurs spécificités se cumulent :
- des seuils propres au secteur qui déterminent quand une facture devient obligatoire ;
- une multiplicité de moyens de paiement : espèces, carte bancaire, titres-restaurant ;
- des volumes de transactions très élevés au quotidien ;
- un système de caisse à adapter pour distinguer les clients et produire les bons flux.
Les trois seuils à connaître
Tout repose sur le montant de la note et sur la qualité du client. Trois seuils commandent vos obligations.
Le seuil clé, celui qui déclenche l’émission d’une facture électronique pour un client professionnel, est 150 € HT. En dessous, une tolérance vous permet de traiter la transaction plus simplement. Au-dessus, ou dès que le client assujetti demande une facture, le format électronique s’impose.
Client particulier : le e-reporting, votre nouveau quotidien
La très grande majorité de vos couverts concerne des particuliers. Ces ventes ne donnent pas lieu à une facture électronique, mais à du e-reporting : vous transmettez à l’administration les données de vos encaissements, sous forme agrégée. En pratique, votre chiffre d’affaires est centralisé et déclaré selon le rythme de votre régime de TVA. C’est le prolongement, sous forme électronique, de ce que fait déjà votre caisse aujourd’hui.
Client professionnel : trois situations concrètes
Situation 1 : note inférieure à 150 € HT, sans demande de facture
Un professionnel déjeune chez vous et règle sans réclamer de facture détaillée. Vous lui remettez une note inférieure à 150 € HT et encaissez immédiatement, sans collecter toutes ses données d’identification. Cette vente part dans votre e-reporting B2C, en cumul journalier, au même titre qu’une vente à un particulier. Point de vigilance pour votre client : une telle note ne remontera pas automatiquement dans sa TVA déductible, il devra la saisir manuellement.
Situation 2 : note supérieure à 150 € HT, ou facture demandée
Dès que la note atteint 150 € HT, ou que le client assujetti demande une facture, vous devez émettre une véritable facture électronique. Il faut alors collecter son SIREN et son adresse de facturation électronique, puis transmettre la facture via une plateforme agréée par l’administration (plateforme de dématérialisation partenaire). Le statut de la facture (déposée, encaissée) circule ensuite entre votre plateforme et celle de votre client.
Situation 3 : la facture demandée a posteriori
C’est le scénario le plus fréquent, et le plus piégeux. Un client règle comme un particulier, puis revient quelques heures ou quelques jours plus tard réclamer une facture pour sa comptabilité. Si la vente a déjà été intégrée dans votre e-reporting B2C, la TVA a déjà été déclarée. Émettre une facture classique reviendrait à déclarer deux fois la même TVA.
La solution est prévue par la réforme : vous émettez la facture électronique en signalant que la TVA a déjà été collectée, via une mention dédiée du cadre de facturation (code BT-23). L’administration comprend ainsi que cette opération a déjà été déclarée en e-reporting, ce qui évite toute double imposition.
Un exemple concret, de la table à la facture
Lundi, 12 h. Un client déjeune et règle 85 € HT (102 € TTC) sans demander de facture. La vente est enregistrée comme une transaction B2C classique dans votre caisse. Lundi soir, votre e-reporting quotidien remonte cette vente de 85 € HT dans le cumul journalier : la TVA de 17 € est déclarée à l’administration.
Mardi matin, le client vous rappelle : il lui faut une facture pour sa comptabilité et vous transmet son SIREN et son adresse de facturation. Vous créez alors une facture électronique de 85 € HT / 102 € TTC, portant la mention « TVA déjà collectée » (code BT-23), transmise via votre plateforme selon le processus normal. La facture existe, le client récupère son justificatif, et la TVA n’est déclarée qu’une seule fois.
Deux points de vigilance à anticiper dès maintenant
Votre système de caisse
C’est la pièce maîtresse. Avant l’échéance, vérifiez avec votre éditeur que votre logiciel sait :
- déclencher automatiquement l’émission d’une facture électronique au-delà de 150 € HT pour un client professionnel ;
- distinguer rapidement clients B2B et B2C, avec des champs dédiés pour saisir le SIREN et les éléments d’identification ;
- produire automatiquement les flux d’e-reporting ;
- se connecter à une plateforme agréée pour transmettre les factures électroniques.
La formation de vos équipes
En salle, ce sont vos serveurs qui, au moment de l’addition, devront savoir reconnaître une demande de facture, récupérer un SIREN, ou orienter le client. Sans équipe formée, le meilleur logiciel de caisse ne suffira pas. Anticiper une courte session d’information avant l’échéance évite les blocages en plein service.
Comment vous y préparer sans stress
La réforme n’est pas qu’une contrainte technique : c’est l’occasion de fiabiliser vos déclarations et de sécuriser votre TVA. L’essentiel se joue maintenant, dans le choix de la plateforme, le paramétrage de la caisse et la formation des équipes. Notre cabinet accompagne les restaurateurs sur ces trois volets, du diagnostic de votre système existant jusqu’à la mise en conformité complète. Prenez contact avec nous pour faire le point sur votre établissement avant l’échéance.
Stengelin vous accompagne dans la transition vers la facturation électronique
FAQ
Non, sauf s’il s’agit d’une grande entreprise ou d’une ETI. Pour une TPE ou une PME, l’obligation d’émission s’applique au 1er septembre 2027. En revanche, l’obligation de recevoir des factures électroniques concerne tout le monde dès le 1er septembre 2026.
Non. Les ventes aux particuliers relèvent du e-reporting, pas de la facture. Pour un professionnel, la facture électronique devient obligatoire au-delà de 150 € HT, ou sur demande du client.
C’est la transmission à l’administration des données de vos encaissements réalisés auprès de clients qui ne reçoivent pas de facture électronique (particuliers, petites notes professionnelles). Les données sont agrégées et déclarées au rythme de votre régime de TVA.
Si la vente a déjà été déclarée en e-reporting, vous émettez une facture électronique portant la mention « TVA déjà collectée » (code BT-23), pour éviter une double déclaration de la TVA.